アシテジ日本センターの会議担当グループのひとりとして、準備と進行をとおして、学んだことをまとめます。
まず、招待状とビザの書類の送付については、「外国と交渉するときは、十分、時間にゆとりをもって」ということを、学びました。
小冊子については、「せめて書式くらいは、統一すればよかった」と思っています。宿泊と会議室については、「下見は、大事」と再確認しました。
参加者の出迎えについては、「到着日と時間を指定」したうえで、できるだけ。「交通費も移動も、原則、個人責任」としたほうが、いいようです。
「疲れているときに、大事なメールを書いてはいけない」ことも、学びました。また、参加者には、ラスト・ミニッツ・パスよりも、自由のきくフリーパスを提供するのが、いいようです。
それから、「希望者向けの１日の東京観光」と「参加者、劇団関係者、スタッフ、ボランティアの人たちが、全員集まれる、立食パーティ」は、次回、強く提案しようと思います。
この３か月、たくさんの反省と学びがありました。（会議の関係でやりとりをしたメールは、700通を超えます）。2020年５月に、東京で開催する、アシテジ世界大会に向けて、これらを生かしていこうと思います。